Оцифрування документів

ТОВ “МагнетікВан Муніципальні Технології” надає послугу з оцифрування (перенесення з паперового носія в електронний формат) різного роду документів.

У сучасному цифровому світі доводиться працювати з усе більшим обсягом документів, тож їх повільна обробка гальмує розвиток підприємства, організації. Паперові архіви не лише затратні, але й знижують продуктивність роботи, оскільки знаходити документи та ділитися ними доволі складно. Саме тому застосовується процедура оцифрування документів. Оцифрування документів – важливий крок оптимізації роботи органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування. Оцифрування забезпечує ефективну та успішну роботу організації, упорядкування архіву та створення зручної системи доступу до документів, дозволяє перетворити архів документів на цінний актив.

Переваги цифрового документообігу:

• скорочення внутрішніх трудових витрат працівників щонайменше на 35 % (співробітники перестають займатися непрофільною діяльністю щодо пошуку та зберігання документів та якісніше виконують свої службові обов’язки);

• економія корисної площі приміщень (оцифрований документ завжди доступний в електронному вигляді, що дозволяє звільнити простір, припинити зберігати паперові оригінали документів);

• підвищення рівня конфіденційності при роботі з інформацією (оцифрований документ отримує лише той співробітник, котрий має для цього авторизований доступ);

• робота з цифровими копіями документів забезпечує зручний доступ до інформації, дозволяючи таким чином ефективніше організувати роботу з документами (інформація завжди доступна і може бути завантажена для роботи у будь-який момент часу);

• налагодження порядку видачі документів.

Дотримання конфіденційності інформації

Весь об’єм робіт по скануванню та оцифруванню документів виконується з дотриманням найвищих критеріїв конфіденційності:

• інформація, що надходить на оцифрування захищена від сторонніх очей;

• оцифрування відбувається з використанням професійного устаткування;

• відповідальне дотримання угоди про конфіденційність інформації.

Етапи надання послуги:

• доцифрова підготовка: співробітники групи оцифрування спільно із замовником визначають обладнання, що забезпечить процедуру оцифрування (оцінка особливості паперу, механічні пошкодження, дефектні аркуші, наявність особливих сторінок);

• індивідуальне налаштування обладнання для кожної групи документів, що дозволяє досягти високої якості цифрової копії (калібрування тестовими таблицями, зміна освітлення, вибір режимів сканування або цифрового фотокопіювання, розташування робочої поверхні);

• добір програмно-технологічного комплексу, який передбачає поетапну обробку документу: виокремлення ілюстративного матеріалу, опрацювання тексту та ілюстрацій за різною технологією, остаточне компонування оцифрованих матеріалів відповідно до оригіналу з належним контролем якості.